Mitarbeiterbefragung: Ziele, Ablauf, Fragen und Recht im Überblick

Eine Mitarbeiterbefragung kann ein Fragebogen mit 60 Fragen sein, der einmal im Jahr verschickt wird. Sie kann auch aus drei Fragen bestehen, die alle zwei Wochen kommen und in einer halben Minute beantwortet sind. In beiden Fällen wollen Sie dasselbe erfahren: wie es den Menschen in Ihrem Unternehmen geht, was sie bei der Arbeit bremst und wo sich etwas ändern sollte, bevor es sich in Kündigungen oder Fehlzeiten zeigt.

Dieser Überblick erklärt, was eine Mitarbeiterbefragung ist, welche Formen es gibt, wie der Ablauf aussieht und was in Österreich und Deutschland rechtlich gilt. Zu den meisten Abschnitten gibt es einen eigenen Artikel, der tiefer geht.

Was ist eine Mitarbeiterbefragung?

Eine Mitarbeiterbefragung ist eine strukturierte, meist anonyme Befragung der Beschäftigten zu ihrer Arbeit, etwa zu Arbeitslast, Zusammenarbeit, Führung, Entwicklung und Zufriedenheit. Ausgewertet wird für Gruppen wie Teams, Abteilungen oder Standorte. Die Ergebnisse zeigen, wo es gut läuft und wo das Unternehmen etwas ändern sollte. Der Begriff Mitarbeiterumfrage meint dasselbe.

Vom Mitarbeitergespräch unterscheidet sich die Befragung in einem Punkt: Im Gespräch wissen beide Seiten, wer was gesagt hat. Die Befragung sammelt viele Stimmen und zeigt Muster, ohne dass sich Antworten einer Person zuordnen lassen. Deshalb kommen dort oft Themen zur Sprache, die im Gespräch niemand anspricht.

Ziele einer Mitarbeiterbefragung

Unternehmen fragen ihre Beschäftigten meist aus einem dieser Gründe:

• Sie wollen früh sehen, in welchen Teams die Arbeitslast über Wochen zu hoch ist.
• Sie wollen verstehen, warum Menschen gehen, solange sie noch da sind. Welche Warnzeichen sich vorher zeigen, beschreibt der Artikel Fluktuation früh erkennen.
• Führungskräfte sollen eine ehrliche Rückmeldung aus ihrem Team bekommen, die sie im Alltag selten hören.
• Sie wollen prüfen, ob eine Veränderung im Alltag ankommt, etwa eine neue Struktur, ein neues Schichtmodell oder eine neue Leitung.
• Sie wollen sehen, ob die Maßnahmen aus der letzten Runde wirken.

Legen Sie vor dem Start fest, welches Ziel für Sie zählt. Davon hängt fast alles ab, was danach kommt: welche Fragen Sie stellen, wie oft Sie fragen und wer welche Ergebnisse sieht. „Die Zufriedenheit messen“ ist als Ziel zu allgemein. Mit „Wir wollen wissen, in welchen Teams die Arbeitslast steigt“ können Sie arbeiten. Wenn Sie vor allem gute Leute halten wollen, bevor sie gehen, gehört eine Frage zur Bleibeabsicht regelmäßig dazu.

Eine Befragung zeigt, wo es hakt. Warum es hakt, erfahren Sie aus den Kommentaren und im Gespräch mit dem Team.

Formen: Jahresbefragung, Pulsbefragung und anlassbezogene Befragungen

Mitarbeiterbefragungen unterscheiden sich vor allem darin, wie oft gefragt wird, wie lang eine Runde ist und ob es einen bestimmten Anlass gibt.

Jahresbefragung

Die klassische Form ist eine große Befragung einmal im Jahr oder alle zwei Jahre, oft mit mehreren Dutzend Fragen. Sie deckt viele Themen auf einmal ab und geht in die Tiefe. Ihr Nachteil ist der Abstand. Bis die Ergebnisse ausgewertet und präsentiert sind, vergehen meist Wochen, und ob eine Maßnahme gewirkt hat, zeigt erst die nächste Runde ein Jahr später.

Pulsbefragung

Eine Pulsbefragung ist kurz und wiederholt sich in festen Abständen, wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich. Eine Runde hat wenige Fragen und ist in Sekunden bis wenigen Minuten beantwortet. Weil dieselben Themen regelmäßig vorkommen, sehen Sie, wie sich die Werte über Wochen und Monate entwickeln. Das Risiko heißt Befragungsmüdigkeit: Wer jede Woche gefragt wird und nie sieht, dass etwas passiert, hört irgendwann auf zu antworten. Vor- und Nachteile und den passenden Rhythmus finden Sie im Artikel Pulsbefragung und Jahresbefragung im Vergleich.

Beide Formen lassen sich kombinieren: ein laufender Puls für den Alltag und bei Bedarf eine tiefere Befragung zu einem bestimmten Thema.

Anlassbezogene Befragungen

Manche Befragungen haben einen konkreten Anlass, etwa eine Umstrukturierung, einen Führungswechsel, einen Umzug oder ein neues Arbeitszeitmodell. Sie laufen über einen begrenzten Zeitraum und oft im kurzen Rhythmus, damit Sie Woche für Woche sehen, wie die Veränderung ankommt. Wie das aussehen kann, zeigt die Seite Mitarbeiterbefragung bei Umstrukturierung und Führungswechsel.

Auch Onboarding- und Exit-Befragungen hängen an einem Anlass. Die Onboarding-Befragung fragt neue Mitarbeitende nach den ersten Wochen oder Monaten, wie sie angekommen sind. Die Exit-Befragung fragt Menschen, die das Unternehmen verlassen, nach ihren Gründen. Beide haben dasselbe Problem: In den meisten Unternehmen fangen pro Monat nur wenige Menschen an oder hören auf. Damit niemand erkennbar ist, sammeln Sie die Antworten über einen längeren Zeitraum und werten sie erst dann aus.

360-Grad-Feedback

Beim 360-Grad-Feedback steht eine einzelne Führungskraft im Mittelpunkt. Sie schätzt sich selbst ein, und ihr Team, Kolleginnen und Kollegen auf gleicher Ebene sowie die eigene Vorgesetzte oder der eigene Vorgesetzte geben Rückmeldung. Der Bericht ist für die Entwicklung dieser Person gedacht, deshalb sollte sie selbst entscheiden, mit wem sie ihn teilt. Ein guter Zeitpunkt ist etwa ein halbes Jahr nach dem Start in einer neuen Rolle, wie auf der Seite Feedback für neue Führungskräfte beschrieben.

Ablauf einer Mitarbeiterbefragung in fünf Schritten

Wenn Sie eine Mitarbeiterbefragung durchführen wollen, sind die Schritte bei einer Jahresbefragung und bei einem Puls dieselben. Ausführlich beschreibt sie der Leitfaden zur Einführung einer Mitarbeiterbefragung in 7 Schritten. Die Kurzfassung:

1. Klären Sie, was Sie wissen wollen und was Sie mit den Ergebnissen tun werden.
2. Sprechen Sie mit dem Betriebsrat, falls es einen gibt, und mit Ihrer Datenschutzverantwortung. Legen Sie gemeinsam fest, wie die Anonymität geschützt wird und wer welche Ergebnisse sieht.
3. Wählen Sie Fragen und Rhythmus. Für den Start reichen wenige Fragen: eine zur Gesamtzufriedenheit, eine oder zwei zu einem Thema und eine offene Frage.
4. Kündigen Sie die Befragung an, persönlich und schriftlich. Sagen Sie, warum Sie fragen, wie die Anonymität geschützt ist, wie lange das Ausfüllen dauert und wann das Team Ergebnisse sieht. Textvorlagen für Ankündigung und Einladung können Sie übernehmen.
5. Geben Sie die Ergebnisse ins Team zurück, wählen Sie ein oder zwei Themen aus und legen Sie Maßnahmen fest. Dann beginnt die nächste Runde.

Die meiste Arbeit steckt im fünften Schritt. Wenn nach einer Befragung nichts passiert, lernt das Team, dass seine Antworten folgenlos bleiben, und die Beteiligung sinkt von Runde zu Runde.

Welche Fragen Sie stellen sollten

Gute Fragen sind kurz, enthalten nur einen Gedanken und haben mit dem Arbeitsalltag zu tun. Drei Regeln helfen bei der Auswahl:

• Fragen Sie nur nach Dingen, an denen Sie etwas ändern können und wollen. Eine Frage zum Gehalt weckt Erwartungen.
• Verwenden Sie für alle Fragen dieselbe Skala, zum Beispiel 0 bis 10.
• Stellen Sie pro Runde eine offene Frage. Kommentare erklären, was hinter den Zahlen steckt.

Typische Themen sind Zufriedenheit, Arbeitslast, Zusammenarbeit, Wertschätzung, Führung und Entwicklung sowie die Bleibeabsicht. Fertige Formulierungen zu jedem dieser Themen finden Sie in 30 Fragen für die Mitarbeiterbefragung.

Eine Sonderrolle hat die Frage nach der Weiterempfehlung als Arbeitgeber, beantwortet auf einer Skala von 0 bis 10. Aus den Antworten ergibt sich der Employee Net Promoter Score, kurz eNPS. Er lässt sich gut über die Zeit verfolgen, sagt aber nichts über die Gründe. Wie Sie den eNPS berechnen und richtig lesen, steht in einem eigenen Artikel.

Anonymität: woran sie hängt

Menschen schreiben Kritisches nur, wenn sie sicher sind, dass niemand ihre Antworten zuordnen kann. Dass keine Namen gespeichert werden, reicht dafür nicht. In einem Team mit drei Personen verrät ein Durchschnitt fast so viel wie eine Einzelantwort. Ein Filter nach Standort, Abteilung und Altersgruppe kann eine Gruppe auf zwei Personen schrumpfen lassen. Und ein Kommentar mit Uhrzeit zeigt, wer um diese Zeit gearbeitet hat.

Eine gängige Untergrenze sind deshalb 5 Antworten pro Gruppe, bevor Werte und Kommentare sichtbar werden. Kleinere Teams zählen zur nächsthöheren Ebene, etwa zur Abteilung. Verborgene Werte dürfen sich auch nicht aus anderen Werten zurückrechnen lassen, und Kommentare erscheinen ohne Uhrzeit. Fragen nach Alter, Betriebszugehörigkeit oder Standort sollten Sie sparsam einsetzen, weil jede zusätzliche Angabe die Gruppen kleiner macht. Alle Regeln mit Beispielen stehen im Artikel sechs Regeln für eine anonyme Mitarbeiterbefragung.

Betriebsrat und Datenschutz in Österreich und Deutschland

Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, hat er bei einer Mitarbeiterbefragung oft mitzureden. Ob er zustimmen muss, hängt davon ab, wie die Befragung gebaut ist: welche Daten sie erhebt, ob sich Antworten Personen zuordnen lassen und welches System dahinter läuft.

In Österreich brauchen Personalfragebögen, die über allgemeine Angaben zur Person und fachliche Voraussetzungen hinausgehen, die Zustimmung des Betriebsrats (§ 96 Abs. 1 Z 2 ArbVG). Dasselbe gilt für Systeme, die solche Daten von Beschäftigten automationsunterstützt verarbeiten (§ 96a ArbVG). Hier kann eine Entscheidung der Schlichtungsstelle die fehlende Zustimmung ersetzen.

In Deutschland bedürfen Personalfragebogen der Zustimmung des Betriebsrats (§ 94 BetrVG). Bei technischen Einrichtungen, mit denen sich Verhalten oder Leistung überwachen lässt, bestimmt er mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Gerichte in beiden Ländern haben anonyme oder freiwillige Befragungen in einzelnen Fällen nicht als zustimmungspflichtige Personalfragebögen eingestuft. Für das technische System kann trotzdem ein Mitbestimmungsrecht bestehen. Sprechen Sie deshalb vor dem Start mit dem Betriebsrat und halten Sie die Regeln schriftlich fest, am besten in einer Betriebsvereinbarung. Was ArbVG und BetrVG im Einzelnen verlangen, wie OGH und BAG entschieden haben und welche Punkte in die Vereinbarung gehören, lesen Sie im Artikel Mitarbeiterbefragung und Betriebsrat in Österreich und Deutschland.

Für den Datenschutz gilt in beiden Ländern die DSGVO. Auch eine anonyme Befragung verarbeitet personenbezogene Daten, etwa die E-Mail-Adressen für die Einladungen und die Zuordnung zu Teams. Arbeiten Sie mit einem externen Anbieter, brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Fragen Sie vorher, wo die Daten gespeichert werden, wer Zugriff hat und wann sie gelöscht werden.

Mitarbeiterbefragung und Evaluierung psychischer Belastungen

Arbeitgeber in Österreich und Deutschland müssen die Gefahren am Arbeitsplatz ermitteln und beurteilen, und dazu gehören psychische Belastungen. Das österreichische ArbeitnehmerInnenschutzgesetz zählt seit 2013 ausdrücklich „arbeitsbedingte physische und psychische Belastungen“ zu den Gefahren, wenn sie zu Fehlbeanspruchungen führen (§ 2 Abs. 7 ASchG). In Deutschland nennt § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG „psychische Belastungen bei der Arbeit“ als mögliche Ursache einer Gefährdung.

In Österreich heißt diese Pflicht Arbeitsplatzevaluierung psychischer Belastungen, in Deutschland Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung. Sie folgt eigenen Regeln. Die Arbeitsinspektion gliedert sie in vier Phasen, von der Planung bis zu den Maßnahmen, und erwartet, dass sich Arbeitgeber bei der Wahl des Erhebungsverfahrens über den Stand der Technik informieren (Arbeitsinspektion zur Arbeitsplatzevaluierung psychischer Belastung). Eine regelmäßige Mitarbeiterbefragung erfüllt diese Pflicht nicht von selbst. Sie kann zwischen zwei Evaluierungen zeigen, in welchen Teams die Belastung steigt.

Auswertung und Maßnahmen

Prüfen Sie zuerst die Rücklaufquote. Haben in einem Team nur wenige geantwortet, trägt der Durchschnitt nicht weit. Schauen Sie dann auf Verläufe, denn ein einzelner Wert sagt wenig, solange Sie nicht wissen, ob er steigt oder fällt. Vergleichen Sie Teams mit dem eigenen Firmenschnitt und verzichten Sie auf Ranglisten von Führungskräften, weil Ergebnisse sonst geschönt werden. Wie die Geschäftsführung alle Bereiche auf einen Blick sieht, zeigt die Seite Überblick für die Geschäftsführung.

Danach wählen Sie pro Team ein oder zwei Themen aus. Besprechen Sie sie mit dem Team selbst: was Sie gesehen haben, was dahintersteckt und was Sie als Erstes ausprobieren. Wie Teamleitungen Ergebnisse im Jour fixe besprechen, zeigt ein Beispiel. Eine Maßnahme braucht eine konkrete Änderung, eine verantwortliche Person und einen Termin. Machen Sie sie für das ganze Team sichtbar, und schauen Sie in den nächsten Runden, ob sie wirkt. Den ganzen Weg in acht Schritten beschreibt der Artikel Mitarbeiterbefragung auswerten: von den Ergebnissen zur Maßnahme.

Häufige Fehler

Diese Fehler lassen sich mit wenig Aufwand vermeiden:

• Der Fragebogen ist so lang, dass viele gegen Ende nur noch durchklicken.
• Die Ergebnisse gehen nicht ins Team zurück, oder nur die guten.
• Jemand fragt im Team nach, wer einen bestimmten Kommentar geschrieben hat. Danach antworten viele vorsichtiger oder gar nicht mehr.
• Ergebnisse werden als Zeugnis für Führungskräfte gelesen. Dann beginnt das Schönen, und die Zahlen verlieren ihren Wert.
• Teilnahmequoten werden zum Ziel für Teams, und Führungskräfte fragen nach, wer noch nicht geantwortet hat. Das untergräbt die Freiwilligkeit.
• Der Betriebsrat erfährt von der Befragung erst, wenn die Einladungen schon verschickt sind.

Nach Branche, Situation und Rolle

Worauf es bei einer Befragung ankommt, hängt auch vom Umfeld ab. In Pflege, Produktion und Handel haben viele Beschäftigte keinen PC am Arbeitsplatz und keine Firmen-E-Mail. Dort hilft eine Teilnahme per QR-Code oder Zugangscode, die in eine Pause passt. Beispiele zeigen die Seiten Mitarbeiterbefragung in Pflege und Gesundheitswesen, Mitarbeiterbefragung in Produktion und Industrie und Mitarbeiterbefragung für Handel und Filialnetze. In hybriden Teams und bei Remote-Arbeit fallen die kleinen Signale aus dem Büro weg. Dort zeigt eine kurze Befragung, wie es Menschen geht, die Sie vor allem im Videocall sehen.

Auch die Rolle verändert den Blick. HR organisiert die Befragung und begleitet die Maßnahmen, mehr dazu unter Mitarbeiterbefragung für HR. Die Geschäftsführung braucht das Bild über alle Bereiche, Teamleitungen das ehrliche Feedback aus dem eigenen Team. Alle Beispiele nach Branche, Situation und Rolle finden Sie unter Anwendungsfälle.

heybeam ist eine Software für anonyme Pulsbefragungen und startet gerade mit den ersten Unternehmen. Dafür gibt es 50 Startplätze. Eine Runde hat 3 Fragen und dauert etwa 30 Sekunden. Ergebnisse erscheinen ab 5 Antworten, kleinere Teams zählen zur nächsthöheren Ebene. Die Befragungsdaten liegen in der EU, und wir schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Häufige Fragen

Ist die Teilnahme an einer Mitarbeiterbefragung Pflicht?

Für die Beschäftigten sollte die Teilnahme freiwillig sein, und das gehört in die Ankündigung. In zwei Entscheidungen hat das Bundesarbeitsgericht eine Mitbestimmung nach § 94 BetrVG verneint, vor allem weil die Teilnahme freiwillig war. Verzichten Sie deshalb auch auf Nachfragen, wer noch nicht geantwortet hat. Für das Unternehmen gibt es keine allgemeine Pflicht, eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen. Pflicht ist die Evaluierung psychischer Belastungen (in Deutschland: Gefährdungsbeurteilung), und dafür kann eine Befragung ein Baustein sein.

Wie oft sollte man eine Mitarbeiterbefragung durchführen?

Ein Gesetz schreibt keinen Rhythmus vor. Große Jahresbefragungen laufen einmal im Jahr oder alle zwei Jahre. Pulsbefragungen laufen wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich. Alle zwei Wochen ist ein guter Startwert, in Veränderungsphasen kann wöchentlich sinnvoll sein. Fragen Sie nur so oft, wie Sie auf die Ergebnisse auch reagieren können.

Wie viele Fragen sollte eine Mitarbeiterbefragung haben?

So wenige, wie Ihr Ziel erlaubt. Eine Pulsbefragung kommt mit drei bis zehn Fragen pro Runde aus und ist in unter zwei Minuten beantwortet. Eine Jahresbefragung hat deutlich mehr und braucht entsprechend länger. Stellen Sie in jeder Runde mindestens eine offene Frage, damit Sie verstehen, was hinter den Zahlen steckt.

Muss eine Mitarbeiterbefragung anonym sein?

Kein Gesetz schreibt Anonymität für jede Befragung vor. Ehrliche Antworten zu Führung, Arbeitslast oder Bleibeabsicht bekommen Sie aber nur, wenn niemand einzelne Antworten zuordnen kann. Auch rechtlich macht es einen Unterschied: In einer Entscheidung von 2004 (9 ObA 114/04m) sah der OGH in einer Befragung, bei der die Leitung nur Ergebnisse ohne Bezug zu einzelnen Personen erhielt, keinen zustimmungspflichtigen Personalfragebogen. Planen Sie die Anonymität deshalb von Anfang an mit, etwa mit einer Untergrenze von 5 Antworten pro Gruppe.

Lohnt sich eine Mitarbeiterbefragung für kleine Unternehmen?

Ab etwa zehn Personen. Ergebnisse sollten erst ab 5 Antworten sichtbar werden, und in kleinen Unternehmen kommt diese Zahl oft nur für das ganze Unternehmen zusammen. Darunter lassen sich Antworten kaum verbergen, und ein persönliches Gespräch ist meist der bessere Weg.