Anonyme Mitarbeiterbefragung: Ab wann ist sie wirklich anonym?

Auf dem Fragebogen steht „anonym“. Trotzdem schreiben viele Menschen nichts Kritisches hinein. Meist steckt dahinter eine einfache Rechnung im Kopf: „Wir sind nur sechs im Team. Wenn da steht, dass die Übergaben chaotisch sind, weiß meine Chefin sofort, dass ich das war.“

Von dieser Rechnung hängt ab, ob Ihre Mitarbeiterbefragung ehrliche Antworten bekommt. Dass keine Namen gespeichert werden, reicht dafür nicht. Anonym ist eine Befragung erst, wenn niemand aus den Ergebnissen auf einzelne Personen schließen kann, auch nicht mit etwas Nachdenken.

Keine Namen reichen nicht

Stellen Sie sich eine Auswertung vor, in der keine Namen vorkommen. Trotzdem lässt sich oft erraten, wer was gesagt hat:

• Ein Team hat nur drei Mitglieder, und eines davon ist gerade im Urlaub.
• Ein Filter kombiniert Standort, Abteilung und Altersgruppe, und übrig bleiben zwei Personen.
• Ein Kommentar kam um 22:14 Uhr, und nur eine Person arbeitet so spät.

In allen drei Fällen fehlt der Name, und die Anonymität ist trotzdem weg. Deshalb braucht eine anonyme Befragung Regeln, die solche Rückschlüsse verhindern.

Die sechs Regeln im Überblick

1. Ergebnisse erst ab 5 Antworten

Bei zwei oder drei Antworten lässt sich ein Durchschnitt leicht einer Person zuordnen. Eine gängige Untergrenze sind deshalb 5 Antworten pro Gruppe: Erst dann werden Werte und Kommentare angezeigt. Bei sehr sensiblen Themen setzen manche Unternehmen die Grenze noch höher.

2. Kleine Teams zählen zur nächsthöheren Ebene

Was passiert mit einem Team, das nur vier Personen hat? Die Antworten sollten nicht verloren gehen, aber auch nicht einzeln sichtbar sein. Deshalb fließen sie in die nächsthöhere Ebene ein, zum Beispiel in die Abteilung. Das kleine Team sieht dann keinen eigenen Wert, trägt aber zum Gesamtbild bei. Ein Beispiel ist die anonyme Befragung in kleinen Kanzleien, bei der kleinere Abteilungen zur ganzen Kanzlei zählen.

3. Keine Rückrechnung über Differenzen

Diese Regel wird am häufigsten übersehen. Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen:

• Die Abteilung hat 12 Antworten und einen Durchschnitt von 7,0.
• Team A hat 8 Antworten und einen Durchschnitt von 7,4.
• Team B hat nur 4 Antworten, sein Wert ist deshalb verborgen.

Wer ein wenig rechnet, kommt trotzdem auf Team B: (7,0 × 12 − 7,4 × 8) ÷ 4 = 6,2. Der verborgene Wert ist also gar nicht verborgen. Eine gute Auswertung erkennt solche Fälle und blendet dann auch den zweiten Wert aus, der die Rückrechnung ermöglichen würde.

4. Kommentare ohne Uhrzeit und in zufälliger Reihenfolge

Uhrzeiten verraten mehr, als man denkt: wer Frühdienst hat, wer abends arbeitet, wer gerade im Meeting saß. Auch die Reihenfolge kann etwas verraten, etwa wenn jemand als Erster nach der Einladung antwortet. Kommentare sollten deshalb ohne Uhrzeit und in zufälliger Reihenfolge erscheinen.

5. Namen und Schreibstil schützen

In Kommentaren nennen Menschen oft Namen: von Kolleginnen, von Kunden, manchmal den eigenen. Und selbst ohne Namen erkennt man manche Personen an ihrem Stil: an Lieblingswörtern, an Dialekt, an der Art, Sätze zu bauen.

Drei Dinge helfen:

• Bitten Sie im Fragebogen ausdrücklich darum, keine Namen zu nennen.
• Lassen Sie Namen vor der Auswertung automatisch entfernen.
• Bieten Sie an, Kommentare neutral umformulieren zu lassen. Eine Vorschau zeigt der Person vor dem Absenden, wie ihr Text ankommt.

6. Nie Auswertungen für einzelne Personen

Eine anonyme Befragung liefert Ergebnisse für Gruppen, nie für einzelne Personen. Das gilt auch für Exporte, Listen und die Rücklaufquote: Wer die Befragung verwaltet, sieht höchstens, wie viele Personen geantwortet haben, aber nicht, wer.

Typische Fehler in der Praxis

Auch mit einem guten Werkzeug lässt sich Anonymität aus Versehen aushebeln. Die häufigsten Fehler:

• Jeder zusätzliche Filter macht Gruppen kleiner. Prüfen Sie vor jeder Auswertung, ob alle Gruppen mindestens 5 Antworten haben.
• Die Oberfläche zeigt keine Uhrzeiten, die exportierte Excel-Datei aber schon.
• Ein Kommentar aus einer kleinen Gruppe, wörtlich in der Geschäftsführungsrunde vorgelesen, kann genügen, um jemanden zu erkennen.
• Eine einzige Nachfrage im Team wie „Wer hat das geschrieben?“ kostet mehr Vertrauen, als zehn gute Runden aufbauen. Wie Teamleitungen ehrliches Feedback aus dem eigenen Team bekommen, zeigt unsere Seite für Teamleitungen.
• Wenn eine Führungskraft gleichzeitig das Werkzeug verwaltet, sieht sie womöglich mehr, als sie sehen sollte.

Den Betriebsrat früh einbinden

Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, sollten Sie ihn früh ins Boot holen. In Österreich regelt das Arbeitsverfassungsgesetz die Mitbestimmung, etwa bei Personalfragebögen (§ 96 Abs. 1 Z 2 ArbVG) und bei Systemen, die personenbezogene Daten verarbeiten (§ 96a ArbVG). In Deutschland sind vor allem § 94 BetrVG (Personalfragebögen) und § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (technische Einrichtungen) wichtig.

Ob und wie eine anonyme Befragung darunter fällt, hängt von der konkreten Ausgestaltung ab. In der Praxis ist es fast immer klüger, die Anonymitätsregeln gemeinsam festzulegen und schriftlich festzuhalten. Oft wird der Betriebsrat dabei zum Verbündeten, denn auch er will, dass die Belegschaft ehrlich gehört wird. Was ArbVG und BetrVG genau verlangen und was die Gerichte zu anonymen Befragungen entschieden haben, steht im Artikel Mitarbeiterbefragung und Betriebsrat. Für das Gespräch mit dem Betriebsrat fasst unser Infoblatt für Betriebsrat und Datenschutz (PDF) die wichtigsten Punkte zu heybeam zusammen.

Dieser Abschnitt gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.

So erklären Sie die Anonymität im Team

Die besten Regeln helfen wenig, wenn niemand von ihnen weiß. Erklären Sie vor der ersten Runde kurz und konkret, wie die Anonymität geschützt wird. Diesen Text können Sie übernehmen und anpassen:

„Ab nächster Woche machen wir alle zwei Wochen einen kurzen Check-in: 3 Fragen, etwa 30 Sekunden. Ihre Antworten sind anonym. Ergebnisse sehen wir erst ab 5 Antworten und nie für einzelne Personen. Kommentare erscheinen ohne Uhrzeit und ohne Namen. Wir fragen nie nach, wer etwas geschrieben hat. Und nach jeder Runde zeigen wir Ihnen, was wir mit den Ergebnissen machen.“

Der letzte Satz ist der wichtigste. Menschen antworten ehrlich, wenn sie sehen, dass aus ihren Antworten etwas wird. Vorlagen für Einladung, Erinnerung und Rückmeldung der Ergebnisse finden Sie im Artikel Mitarbeiterbefragung ankündigen. Wie Sie eine Befragung Schritt für Schritt einführen, lesen Sie im Leitfaden in 7 Schritten, passende Fragen finden Sie in 30 Fragen für die Mitarbeiterbefragung.

Fünf Prüffragen für Ihre Befragung

Mit diesen Fragen prüfen Sie, ob Ihre Befragung hält, was sie verspricht:

1. Werden Werte und Kommentare erst ab 5 Antworten pro Gruppe angezeigt?
2. Fließen kleine Teams in die nächsthöhere Ebene ein, sodass sie nicht einzeln sichtbar sind?
3. Werden verborgene Werte auch dann geschützt, wenn man sie aus anderen Werten ausrechnen könnte?
4. Erscheinen Kommentare in zufälliger Reihenfolge und ohne Uhrzeit und Namen?
5. Gibt es nirgends Auswertungen für einzelne Personen, auch nicht im Export?

Wenn Sie alle fünf Fragen mit Ja beantworten können, haben Sie eine gute Grundlage für ehrliche Antworten. Unsere Software für anonyme Mitarbeiterbefragungen setzt diese Regeln von Haus aus um. Mehr dazu lesen Sie unter So schützt heybeam jede Stimme.