Mitarbeiterbefragung ankündigen: Textvorlagen für Einladung, Erinnerung und Ergebnisse

Wenn Sie eine Mitarbeiterbefragung ankündigen, will Ihr Team vor allem wissen: Warum wird gefragt, wer sieht meine Antworten, und passiert danach etwas? Beantwortet die Ankündigung das nicht, antworten weniger Menschen, und die Kommentare bleiben vorsichtig.

Hier finden Sie sechs Vorlagen zum Übernehmen: die Ankündigung durch die Geschäftsführung, die Einladung, die Erinnerung, einen Aushang für Teams ohne Firmen-E-Mail, die Rückmeldung der Ergebnisse und einen Text für Umbruchphasen. Alle sind in der Sie-Form geschrieben, Einladung und Erinnerung gibt es zusätzlich per du. In eckigen Klammern steht, was Sie ergänzen.

Was in jede Ankündigung gehört

Eine Ankündigung oder Einladung zur Mitarbeiterbefragung beantwortet sechs Fragen:

1. Warum fragen Sie, und was haben Sie mit den Ergebnissen vor?
2. Wie läuft es ab: wie viele Fragen, wie lange, bis wann?
3. Wie ist die Anonymität geschützt, in konkreten Regeln?
4. Ist die Teilnahme freiwillig?
5. Wann und wie sieht das Team die Ergebnisse?
6. An wen kann man sich mit Fragen wenden?

Eine ähnliche Liste hat das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung als Checkliste für die Einladung (PDF) veröffentlicht.

Beim dritten Punkt reicht das Wort „anonym“ allein nicht. Schreiben Sie die Regeln hin: Ergebnisse erst ab 5 Antworten pro Gruppe, kleine Teams zählen zur nächsthöheren Ebene, Kommentare ohne Namen und ohne Uhrzeit. Warum gerade diese Regeln, erklärt der Artikel Anonyme Mitarbeiterbefragung: Ab wann ist sie wirklich anonym? Versprechen Sie in den Texten nur Regeln, die Ihr Befragungswerkzeug auch technisch einhält.

Wer ankündigt und wann

Die erste Ankündigung kommt am besten von der Geschäftsführung oder der direkten Führungskraft, zuerst persönlich im Meeting und danach schriftlich. Auch die Einladungen sollten den Namen einer Person tragen, die das Team kennt. Eine Mail von „noreply“ oder aus einem allgemeinen Postfach wird leichter überlesen.

Kündigen Sie eine bis zwei Wochen vor der ersten Runde an. Dann bleibt Zeit für Rückfragen, und beim Start erinnern sich noch alle daran.

Gibt es einen Betriebsrat, sollte er die Texte vor dem Versand kennen. Unterschreibt er die Ankündigung mit, sieht das Team, dass die Regeln abgestimmt sind. Was der Betriebsrat bei Befragungen mitbestimmt, lesen Sie im Artikel Mitarbeiterbefragung und Betriebsrat.

Bei einer Pulsbefragung kündigen Sie einmal ausführlich an. Die Einladungen zu den späteren Runden sind dann nur noch zwei, drei Sätze lang.

Vorlage 1: Ankündigung durch die Geschäftsführung

Für die Mail nach dem Meeting oder für das Intranet, eine bis zwei Wochen vor dem Start.

Betreff: Ab [Datum] fragen wir regelmäßig, wie es in Ihrem Team läuft

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

wir wollen früher erfahren, wo bei uns etwas hakt: zu viel Arbeit, unklare Abläufe, Informationen, die zu spät ankommen. Bisher hören wir davon oft erst, wenn es schon länger brennt. Deshalb starten wir am [Datum] eine kurze Befragung, die ab dann alle [zwei Wochen] wiederkommt.

So läuft sie ab:

• Sie bekommen [per E-Mail] einen Link zu [3] Fragen. Das dauert etwa [eine Minute].
• Die Teilnahme ist freiwillig.
• Ihre Antworten sind anonym. Ergebnisse sehen wir erst, wenn in einer Gruppe mindestens 5 Personen geantwortet haben. Kleinere Teams zählen zur nächsthöheren Ebene. Kommentare erscheinen ohne Namen und ohne Uhrzeit.
• Nach jeder Runde sagen wir Ihnen, was wir mit den Ergebnissen machen und was wir noch nicht ändern können.

[Die Regeln haben wir mit dem Betriebsrat abgestimmt.]

Ihre Fragen beantwortet [Name, Funktion, E-Mail-Adresse].

Danke, dass Sie mitmachen.

[Name], [Funktion]

Den Satz zum Betriebsrat lassen Sie weg, wenn es keinen gibt.

Vorlage 2: Einladung zur ersten Runde

Am Starttag, vom selben Absender oder automatisch aus dem Befragungswerkzeug.

Betreff: [3] Fragen, [eine Minute]: Wie läuft es gerade in Ihrem Team?

Guten Tag,

heute startet unsere erste Runde. Hier ist Ihr Link: [Link]

Sie können bis [Wochentag, Datum] antworten. Die Teilnahme ist freiwillig, und Ihre Antworten bleiben anonym: Ergebnisse gibt es erst ab 5 Antworten pro Gruppe.

Am [Datum] erfahren Sie, was dabei herausgekommen ist.

[Name]

Für die späteren Runden reicht eine Kurzfassung:

Betreff: Neue Runde: [3] Fragen bis [Datum]

Die nächste Runde ist offen: [Link]. Sie können bis [Datum] antworten, Ergebnisse gibt es wie immer erst ab 5 Antworten pro Gruppe. Was wir aus der letzten Runde gemacht haben, lesen Sie [hier].

Vorlage 3: Erinnerung

Schicken Sie eine Erinnerung, etwa zur Halbzeit, und zwar an alle. Wer gezielt nur die anschreibt, die noch nicht geantwortet haben, zeigt dem Team, dass jemand mitzählt. Das kostet Vertrauen, auch wenn die Antworten selbst anonym bleiben.

Betreff: Noch bis [Datum]: [3] Fragen zu Ihrem Team

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

die Befragung läuft noch bis [Wochentag, Datum]. Wenn Sie schon geantwortet haben: danke, dann können Sie diese Nachricht ignorieren.

Wenn nicht: Es sind [3] Fragen, etwa [eine Minute]. [Link]

Je mehr Menschen antworten, desto genauer wird das Bild. Und desto eher kommen auch kleinere Gruppen auf die 5 Antworten, ab denen es für sie Ergebnisse gibt.

[Name]

Vorlage 4: Aushang für Teams ohne Firmen-E-Mail

In der Produktion, in der Pflege oder im Handel haben viele Beschäftigte keine Firmen-E-Mail. Für sie hängen Sie die Einladung im Pausenraum, an der Stempeluhr oder am Schwarzen Brett aus, mit einem QR-Code oder einem kurzen Link. Wie das aussehen kann, zeigen die Seiten zu Produktion und Industrie, Pflege und Gesundheitswesen und Handel und Filialen.

Wie läuft es gerade in Ihrem Team?

[3] Fragen, etwa [eine Minute], am eigenen Handy. Scannen Sie den Code oder öffnen Sie [kurzer Link].

[QR-Code]

Anonym: Ergebnisse gibt es erst ab 5 Antworten pro Gruppe. Niemand im Haus sieht, wer was geantwortet hat. Die Teilnahme ist freiwillig.

Offen bis [Datum]. Die Ergebnisse hängen ab [Datum] hier. Fragen an [Name, wo zu finden].

Der Satz mit den Ergebnissen ist wichtig: Wer sie später am selben Brett findet, sieht, dass die Antworten angekommen sind.

Vorlage 5: Ergebnisse zurückmelden

Geben Sie die Ergebnisse zum angekündigten Termin zurück, auch die unangenehmen. Wichtig ist der Abschnitt „Das können wir noch nicht ändern“. Gerade bei einer Pulsbefragung kommen die Ergebnisse oft schneller als die Lösungen. Sagen Sie dann offen, woran Sie arbeiten und wann Sie sich wieder melden.

Betreff: Ergebnisse unserer Befragung und was wir jetzt tun

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

danke an alle, die mitgemacht haben. [Anzahl] von [Anzahl] haben geantwortet.

Das haben wir erfahren:

• [Ergebnis 1, zum Beispiel: Die Zusammenarbeit im eigenen Team bewerten die meisten gut.]
• [Ergebnis 2, zum Beispiel: Die Arbeitslast wird schlechter bewertet als in der letzten Runde.]
• [Ergebnis 3, zum Beispiel: In vielen Kommentaren geht es um Informationen, die zu spät ankommen.]

Das tun wir jetzt:

• [Maßnahme], verantwortlich: [Name], bis [Datum]

Das können wir noch nicht ändern:

• [Thema], weil [Grund]. Wir melden uns dazu am [Datum].

In den nächsten Runden sehen wir, ob die Maßnahme wirkt. Die nächste Runde startet am [Datum].

[Name]

Die Ergebnisse einzelner Teams bespricht die Führungskraft mit ihrem Team. Wie Sie dafür Themen auswählen und Maßnahmen festlegen, zeigt der Artikel Mitarbeiterbefragung auswerten: Von den Ergebnissen zur Maßnahme.

Vorlage 6: Ankündigung in einer Umbruchphase

Bei einer Umstrukturierung, einer Fusion oder einem Führungswechsel wirkt eine neue Befragung schnell wie Kontrolle. Sagen Sie deshalb, warum Sie gerade jetzt fragen und wofür Sie die Antworten nicht verwenden. Mehr zu dieser Phase lesen Sie unter Mitarbeiterbefragung bei Umstrukturierung und Führungswechsel.

Betreff: Wie geht es Ihnen mit den Veränderungen? Ab [Datum] fragen wir jede Woche

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

seit [Ereignis, zum Beispiel: der Zusammenlegung von A und B] ändert sich für viele von Ihnen einiges, und nicht alle Fragen sind schon beantwortet. Wie es Ihnen damit geht, wollen wir nicht erst bei der nächsten Jahresbefragung erfahren.

Deshalb fragen wir ab [Datum] [jede Woche] mit [3] kurzen Fragen nach, für die nächsten [drei Monate]. Danach fragen wir wieder seltener.

Ihre Antworten sind anonym. Ergebnisse gibt es erst ab 5 Antworten pro Gruppe, auch in den neuen Teams. Wir nutzen sie nicht, um einzelne Personen oder Führungskräfte zu bewerten. Sie zeigen uns, wo Informationen fehlen und wo wir nachsteuern müssen.

Fragen, die in den Kommentaren öfter auftauchen, beantworten wir [im nächsten Teammeeting / im Intranet].

Ihre Fragen beantwortet [Name, E-Mail-Adresse].

[Name], [Funktion]

Neue Teams sind oft klein. Prüfen Sie vor dem Start, ob jede Gruppe auf 5 Antworten kommen kann, und fassen Sie sonst Teams zusammen.

Einladung und Erinnerung per du

In vielen Unternehmen duzen sich alle. Dann wirkt eine Einladung per Sie fremd. So lauten die Vorlagen 2 und 3 per du:

Betreff: [3] Fragen, [eine Minute]: Wie läuft es gerade in deinem Team?

Hallo zusammen,

heute startet unsere erste Runde. Hier ist dein Link: [Link]

Du kannst bis [Wochentag, Datum] antworten. Mitmachen ist freiwillig, und deine Antworten bleiben anonym: Ergebnisse gibt es erst ab 5 Antworten pro Gruppe.

Am [Datum] erfahrt ihr, was dabei herausgekommen ist.

[Name]

Betreff: Noch bis [Datum]: [3] Fragen zu deinem Team

Hallo zusammen,

die Befragung läuft noch bis [Wochentag, Datum]. Wenn du schon geantwortet hast: danke, dann kannst du diese Nachricht ignorieren.

Wenn nicht: Es sind [3] Fragen, etwa [eine Minute]. [Link]

Je mehr mitmachen, desto genauer wird das Bild. Und desto eher kommen auch kleinere Gruppen auf die 5 Antworten, ab denen es für sie Ergebnisse gibt.

[Name]

Häufige Fehler

• Die Ankündigung verspricht „anonym“ und erklärt nicht, was das heißt.
• Die Erinnerung geht nur an die, die noch nicht geantwortet haben, oder nennt Abteilungen mit wenig Beteiligung.
• Die Einladung kommt aus einem Postfach, das niemand kennt.
• Die Rückmeldung zeigt nur die guten Ergebnisse. Ein Team merkt schnell, wenn etwas fehlt.
• Der Betriebsrat erfährt aus der Einladung von der Befragung.
• Die Ankündigung verspricht schnelle Änderungen. Versprechen Sie eine Rückmeldung nach jeder Runde. Die können Sie auch dann halten, wenn eine Lösung länger dauert.

Mit heybeam

Bei heybeam laufen Einladungen und Erinnerungen automatisch, und Ergebnisse erscheinen erst ab 5 Antworten pro Gruppe. Die Ankündigung bleibt Ihre Aufgabe, denn Ihr Team soll von Ihnen hören, warum Sie fragen. Bei der Einrichtung der ersten Runde gehen wir die Texte gemeinsam mit Ihnen durch. Wie heybeam die Anonymität schützt und wer was sieht, fasst unser Infoblatt für Betriebsrat und Datenschutz (PDF) zusammen. Die ersten 50 Unternehmen bekommen einen Einführungsrabatt.

Häufige Fragen

Wer sollte eine Mitarbeiterbefragung ankündigen?

Die Geschäftsführung oder die direkte Führungskraft, zuerst persönlich im Meeting und danach schriftlich. HR kann die Texte vorbereiten und Rückfragen beantworten. Als Absender der Einladungen eignet sich eine Person, die das Team kennt.

Wie lange vorher kündigt man eine Mitarbeiterbefragung an?

Eine bis zwei Wochen vor der ersten Runde. Dann bleibt Zeit für Rückfragen, und beim Start erinnern sich noch alle an die Ankündigung. Bei einer Pulsbefragung kündigen Sie einmal an, danach reicht zu jeder Runde eine kurze Einladung.

Wie oft sollte man an eine Mitarbeiterbefragung erinnern?

Eine Erinnerung pro Runde, etwa zur Halbzeit, an alle. Mehr Erinnerungen wirken schnell wie Druck, und die Teilnahme soll freiwillig bleiben.

Muss der Betriebsrat die Einladung sehen?

Ob der Betriebsrat bei Ihrer Befragung mitbestimmt, hängt von ihrer Gestaltung ab. Das erklärt der Artikel Mitarbeiterbefragung und Betriebsrat. Zeigen Sie ihm die Texte trotzdem vor dem Versand. Sie beschreiben die Regeln zur Anonymität, und die sollten mit ihm abgestimmt sein.

Wann sollte das Team die Ergebnisse bekommen?

Zu dem Termin, den Sie in der Einladung genannt haben, und so bald wie möglich nach dem Ende der Runde. Haben Sie bis dahin noch keine Maßnahme, sagen Sie das und nennen Sie den Tag, an dem Sie sich wieder melden.