Mitarbeiterbefragung auswerten: Von den Ergebnissen zur Maßnahme

Die Ergebnisse sind da. Jetzt beginnt der Teil, an dem die meisten Mitarbeiterbefragungen scheitern: Aus Zahlen und Kommentaren sollen Veränderungen werden. Dafür brauchen Sie eine klare Reihenfolge und wenige, konkrete Schritte.

1. Prüfen Sie zuerst, wie belastbar die Zahlen sind

Bevor Sie Werte vergleichen, schauen Sie auf die Rücklaufquote. Haben in einem Team nur wenige geantwortet, sagt der Durchschnitt wenig aus. Eine niedrige Beteiligung ist selbst ein Ergebnis: Sie kann auf Zeitmangel hinweisen oder auf fehlendes Vertrauen in die Befragung.

2. Schauen Sie auf Verläufe statt auf einzelne Werte

Ein einzelner Wert von 6,8 für die Arbeitslast sagt wenig. Mehr sagt die Frage, ob er vor vier Wochen bei 7,5 lag oder bei 6,0. Verläufe zeigen, wo sich etwas bewegt, nach oben wie nach unten. Regelmäßige Befragungen liefern diese Verläufe. Mehr dazu in Pulsbefragung statt Jahresbefragung.

3. Vergleichen Sie fair

Vergleiche helfen bei der Frage, wo Sie zuerst hinschauen sollten. Eine Übersicht aller Teams und Themen, eine sogenannte Heatmap, zeigt, wo Werte deutlich unter dem Firmenschnitt liegen. Die Heatmap ist zugleich der Überblick für die Geschäftsführung. Dabei gelten zwei Regeln:

• Vergleichen Sie mit dem eigenen Schnitt und nicht mit dem „besten Team“. Teams haben unterschiedliche Aufgaben, und ein Kundenservice im Hochbetrieb ist nicht mit einer Entwicklungsabteilung vergleichbar.
• Erstellen Sie kein Ranking von Führungskräften. Sobald Ergebnisse als Zeugnis gelesen werden, beginnt das Schönen, und die Befragung verliert ihren Wert.

4. Lesen Sie die Kommentare nach Themen

Kommentare erklären die Zahlen. Lesen Sie sie sortiert nach Thema: Was sagen die Menschen zur Arbeitslast, was zur Zusammenarbeit? Achten Sie auf Muster. Ein Kommentar ist eine Stimme, fünf ähnliche Kommentare sind ein Thema.

Versuchen Sie nie herauszufinden, wer etwas geschrieben hat. Warum, lesen Sie in Anonyme Mitarbeiterbefragung: Ab wann ist sie wirklich anonym?

5. Wählen Sie ein oder zwei Themen

Die größte Versuchung ist, alles gleichzeitig anzugehen. Das endet meistens damit, dass nichts passiert. Wählen Sie pro Team ein, höchstens zwei Themen aus. Gute Kriterien:

• Der Wert ist deutlich gesunken oder liegt klar unter dem Schnitt.
• Mehrere Kommentare beschreiben dasselbe Problem.
• Das Team kann selbst etwas daran ändern.

6. Besprechen Sie die Ergebnisse im Team

Die besten Maßnahmen entstehen im Gespräch mit denen, die es betrifft. Ein kurzer Block im nächsten Teammeeting reicht:

1. Das haben wir gesehen: ein oder zwei Themen, mit Zahlen.
2. Was steckt eurer Meinung nach dahinter?
3. Was probieren wir als Erstes aus?

Niemand sollte sich dabei rechtfertigen müssen. Es geht um das Thema, nicht darum, wer was gesagt hat. Wie Teamleitungen die Ergebnisse im Jour fixe besprechen, zeigt ein Beispiel auf der Seite für Teamleitungen.

7. Machen Sie aus der Idee eine Maßnahme

Eine Maßnahme braucht drei Dinge:

• Was genau ändert sich? „Bessere Kommunikation“ ist zu ungenau. Konkret wäre: „Übergaben zwischen Vertrieb und Innendienst laufen über ein gemeinsames Board.“
• Wer kümmert sich darum? Eine verantwortliche Person, keine Gruppe.
• Bis wann? Ein konkretes Datum oder eine Anzahl Wochen.

Machen Sie Maßnahmen für das ganze Team sichtbar. So sieht jede und jeder, dass aus dem Feedback etwas geworden ist. Das ist der wichtigste Grund, beim nächsten Mal wieder ehrlich zu antworten.

8. Messen Sie, ob es wirkt

In den nächsten Runden zeigt der Verlauf, ob sich das Thema verbessert. Steigt der Wert, halten Sie fest, was geholfen hat, und teilen Sie es mit anderen Teams. Bleibt er gleich, probieren Sie etwas anderes. Beides ist ein Ergebnis.

Auswertung mit heybeam

Für eine gute Auswertung brauchen Sie keine Datenexperten. heybeam unterstützt Sie mit einer Heatmap über alle Bereiche, KI-Vorschlägen aus den Kommentaren und einem Maßnahmen-Board, das das ganze Team sieht. Mehr dazu auf der Seite Vom Feedback zur Maßnahme.